Quoting and booking solution

13 May Qué necesitan los tour operadores en una solución de cotizaciones y reservaciones?

 

No son requerimientos que apliquen a todos por igual – estos son los atributos principales que los Tour Operadores y DMC’s deberían buscar …

 

one size fits all - smallAlguna vez ha intentado encajar una clavija cuadrada en un agujero redondo – o su equivalente? Es frustrante, consume mucho tiempo y está propenso al error. Y si logra aproximarse a una solución, ésta está lejos de ser la ideal.

Lo mismo aplica a sistemas de cotización y reservación, que son el corazón del negocio de cualquier tour operador y DMC. Si no tiene un sistema diseñado para esos efectos – que satisfaga los requerimientos de su negocio – va a estar gastando mucho tiempo en soluciones y atajos manuales, mientras intenta que el sistema se comporte de una forma para la cual no fue diseñado.

 

 

Conociendo su clientela y los requerimientos de negocio

Los pasajeros generalmente pueden encasillarse en una de tres categorías:  Individuales (FITs), Grupos y MICE (de las siglas en inglés de Meetings, Incentives, Conferences & Events). know your clients - small

Cuando usted inicia con las diligencias debidas en la búsqueda para una solución de cotizaciones y reservaciones, va a encontrar una gran cantidad que atienden FITs, pero muy pocos para Grupos y MICE, y muchos menos que hagan los tres.  Y dependiendo de la naturaleza de su negocio, usted debe conocer qué buscar en cada uno de ellos – usted quiere maximizar su inversión con una solución que sea adecuada para sus necesidades.

Para FITs, conectividad en línea con sistemas de proveedores para hospedaje y actividades, como channel managers y bancos de camas, serán seguramente muy importantes para asegurar su inversión en el futuro.  Adicional a esto usted puede necesitar brindar a sus clientes y agentes facilidades en línea 24/7 para reservar y opciones de conectividad directa (API).

Para Grupos y MICE, normalmente hay una gran cantidad de operaciones complejas que suceden detrás de cámaras.  El diablo está en el detalle; por ejemplo, si el grupo cuenta con un guía, está hospedado de forma complementaria en el hotel? Sus comidas son también complementarias? Los miembros del grupo están en habitaciones sencillas, o no hay problema con acomodaciones en habitaciones dobles o twin? El personal del hotel debería poner algo en las habitaciones, como un paquete de información turística o menús personalizados?

Si usted tiene un negocio turístico que inició como un proveedor para FITS y desde entonces se ha expandido a Grupos y MICE, es probable que el sistema de cotizaciones y reservaciones con el que inició, no sea capaz de satisfacer la demanda y necesidades que conlleva dicho crecimiento. Retos complejos como éstos descritos anteriormente requieren funcionalidad avanzada, que la mayoría de soluciones para FITs simplemente no ofrecen.

 

Teniendo los conceptos básicos correctos

Desde el comienzo, es esencial entender que cotizar y reservar son dos funciones separadas.  Para grupos en particular, algunas funcionalidades son únicas para el proceso de cotización.  Sin embargo, existen algunos requerimientos comunes para todos los tipos de negocio.  Entonces, así se dedique a FITs, Grupos, MICE o alguna combinación de los tres, la solución para tour operador por la que eventualmente se decida, debería incluir estas funciones básicas::

  • Flexibilidad – debe ser capaz de administrar cualquier tipo de producto.  Adicionalmente, debería tener la habilidad para cotizar productos personalizados, por ejemplo esos que no tienen una tarifa o proveedor contratados
  • Itinerarios comúnmente utilizados – debe tener la habilidad para predefinir éstos, que luego pueden ser utilizados para construir fácil y rápidamente, cotizaciones y reservaciones detalladasTour Pricing - small
  • Un motor de “reglas de precios” – que brinde completa flexibilidad para definir y rápidamente ajustar márgenes de ganancia sensibles a fechas, comisiones y descuentos para cualquier combinación de sus mercados, marcas, clientes, tipos de clientes, proveedores y productos
  • Administración de cambios – las cotizaciones a menudo requieren varias iteraciones antes de que se confirmen, entonces la solución debe brindar la habilidad de fácilmente permitir cambios como:  ajustes de cambio de fecha; insertar o eliminar días de un itinerario; reordenar uno o varios servicios; y los recálculos de precios respectivos deberían ser automáticos.  Pero incluso una vez confirmada la cotización, el itinerario y/o los detalles de pasajeros pueden cambiar varias veces antes o durante el viaje – es esencial que la solución pueda manejar estas situaciones de forma eficiente y efectiva
  • Ajuste de precios – esto debe ser controlado por mecanismos de seguridad de la solución, y debe permitirle al usuario modificar los precios por servicio y/o para el itinerario en general
  • Multi-moneda – esencial para trabajar con clientes y agentes internacionales
  • Agendas integradas – una función para recordarle a los equipos acerca de eventos importantes, como la expiración de tarifas especiales de hoteles o condiciones de pre-pago especiales requeridas para garantizar una reservación
  • Herramientas operativas – asegurando que sus proveedores y equipos de operaciones estén totalmente informados con la última información del booking y detalles de los pasajeros
  • Contabilidad totalmente integrada – esto habilita a su equipo de administración de ventas a acceder a información financiera por booking, incluyendo rentabilidad por booking y pagos pendientes de clientes o agentes y a proveedores

Adicionalmente, una solución de cotizaciones y reservaciones debería ser capaz de producir atractivas y ricas en contenido cotizaciones/propuestas en formato impreso o digital; convertir fácilmente cotizaciones a bookings confirmados y proveer comunicación automatizada para proveedores y permitir a éstos confirmar servicios en línea

 

La importancia de la documentación

tour digital itinerary - smallYa sea para sus clientes, agentes o proveedores, su documentación debe ser atractiva, personalizada y profesional.  Eso puede significar a menudo la diferencia entre ganar o perder un negocio, entonces una solución de cotizaciones y reservaciones debe brindarle las herramientas para definir por completo cualquier documento para clientes, agentes y proveedores, incluyendo:

  • Cotizaciones / propuestas
  • Itinerarios detallados y resumidos
  • Confirmaciones para clientes y agentes con la habilidad de incluir detalles de pagos e impuestos cuando sea requerido
  • Solicitudes a proveedores, confirmaciones, listas de pasajeros/habitaciones, cambios y cancelaciones

Tenga cuidado con las plantillas preestablecidas – éstas son a menudo difíciles y costosas de personalizar.

 

Cuando FITs es adecuado para su propósito

Si su negocio es atender clientes FITs, busque una solución de cotizaciones y reservaciones que:

  • Permita una manipulación sencilla de configuración de pasajeros y habitaciones por servicio individual dentro del itinerario
  • Reserve en línea y de forma transparente en sistemas de proveedores externos, incluyendo bancos de camas, channel managers y sistemas GDS/CRS, así como de proveedores de tours, actividades y transporte
  • Tenga facilidades de CRM (Client Relationship Management) integradas si usted maneja bookings directos (B2C)

También es importante considerar capacidades para distribución en línea.  Herramientas integrales de ventas y distribución en línea van a ayudar a sus departamentos de FITs a ganar nuevos negocios utilizando:

  • Un website B2B para sus clientes/agentes para cotizar y reservar sus productos 24/7
  • Un tarifario automático en línea para sus clientes para ver o descargar
  • Librerías de medios para productos
  • Un API de distribución ya conectado a compañías turísticas en una escala global

 

Las complejidades de Grupos y MICE

group travel - smallYa sea que su negocio ha crecido desde FITs para incluir Grupos y MICE, o si usted siempre se especializó en viajes de grupos, su solución de cotizaciones y reservaciones requiere funcionalidad avanzada.  Usted necesita un sistema con la tecnología para administrar múltiples itinerarios, cada uno con su propia configuración de habitaciones/pasajeros y listas de servicios, todo dentro de un mismo file o booking.  La solución debería tener la habilidad de:

  • Cotizar para múltiples números de pasajeros de forma simultánea, con ajustes automáticos de precios para diferentes tamaños de vehículos y para servicios con costo grupal
  • Administrar de forma automática liberados o complementarios (FOCs), costos para escorts o tour leaders, guías y choferes
  • Administrar e importar listas de habitaciones/pasajeros – de forma que se eliminen labores manuales y que consumen mucho tiempo

Intentar manipular una solución de cotizaciones y reservaciones que no ha sido diseñada para Grupos y MICE, es probable que vaya a ser muy frustrante, vaya a gastar mucho tiempo y muy posiblemente causar daños a la reputación de su negocio debido a constantes errores.

 

Tourplan – marcando todas las casillas

En el núcleo nuestra solución es un sistema de cotizaciones y reservaciones totalmente integrado. Cuenta con avanzada -y más importante aún especializada- funcionalidad para manejar los tres tipos de negocios:  FITs, Grupos y MICE.  No solo eso, es flexible, soportado globalmente y en constante evolución en el tiempo alineado con las tendencias de la industria y nueva tecnología.  Mejores y nuevos compontes son puestos a disposición de nuestros clientes como una parte natural del ciclo de innovación del producto.

Mientras está evaluando soluciones de cotización y reservación, sea muy claro al respecto de sus objetivos y requerimientos de negocios.  Una vez que haya disminuido sus opciones a una lista reducida, tome el tiempo para buscar y analizar revisiones y comentarios de otros acerca de la solución.  Y no comprometa sus requerimientos o inevitablemente va a enfrentar problemas más adelante, y va a dificultar el crecimiento estratégico que busca lograr.

Está listo para permitirle a la tecnología darle nueva vida a su negocio?  Contáctenos para una demonstración de cómo Tourplan cumple con todos sus requisitos para cotizaciones y reservaciones.



¿Cómo Tourplan puede ayudarle a mejorar su negocio?