Cuánto tiempo y dinero está gastado en sistemas independientes para administrar su negocio?

 

Aprenda acerca de los beneficios de integrar su sistema de reservaciones y su sistema contable.

 

Esto es lo que hemos aprendido acerca de soluciones para tour operadores – múltiples e independientes sistemas para las diferentes funciones del negocio son comúnmente una barrera para la productividad, exactitud y reputación. Esto es aún más claro cuando los tour operadores usan un sistema contable externo. Si no está correctamente alineado con sus soluciones de reservaciones y operaciones, corre el riesgo de cometer errores. Y no sólo eso, sino que también va a enfrentar la necesidad de ingreso doble de información o exportación/importación de datos entre sistemas – lo que consume tiempo – y no permite la automatización y simplificación de los procesos. Y por supuesto, su información financiera no estaría accesible en tiempo real, puesto que será confiable y precisa en función de la última actualización. Esto significa que usted no tiene acceso instantáneo a información estratégica/gerencial en tiempo real. Por ejemplo, los gerentes no tienen la posibilidad de contar con una imagen instantánea de la cantidad de negocios que un consultar o departamento ha generado en un determinado día para poder revisar ventas o ganancias esperadas.

Y cuando se trata de reportería, usted puede gastar una gran cantidad de tiempo y dinero intentando construir reportes mezclando información de su sistema de reservaciones y su sistema externo de contabilidad. De hecho, conocemos de casos de tour operadores quienes han tenido que emplear personal tiempo completo para cubrir esas tareas de reportería – personal técnico especializado en obtener datos de sistemas independientes y consolidarlos de forma conjunta. Como es de imaginar, esto requiere una cantidad considerable de recursos.

 

Reunirlo todo en un paquete de contabilidad y reservas totalmente integrado

Como la mayoría de los negocios, tour operadores y compañías de manejo de destinos (DMC’s) deben estar muy alineados en el camino de la transformación digital. Las soluciones de software existen para mejorar su negocio y facilitar un rendimiento más eficiente, distribuir tareas de forma más efectiva y permitir y facilitar el crecimiento sin la necesidad de recurso humano adicional.

Tener su contabilidad totalmente integrada con su sistema de reservaciones es la piedra angular para lograr estos objetivos, y brinda la información estratégica detallada necesaria para la correcta toma de decisiones operativas y estratégicas.

Adicionalmente, al implementar una solución integral, sus equipos de reservaciones, cuentas por cobrar y cuentas por pagar van a ser significativamente más eficientes y libres de errores. Algunos simples pero críticos procesos de negocio ilustran esta situación:

• Asegurarse que los bookings/reservaciones están facturados en su totalidad a sus agencias/clientes antes de la fecha de llegada.
• Contar con información precisa de cuánto debería ser facturado por booking por cada proveedor (aunque no siempre vaya a coincidir con la factura del proveedor!). Piense en todos los proveedores que ha sobre pagado en el pasado – cuánto suma todo esto? Y cuánto ha impactado esto su rentabilidad?.
• Administración y seguimiento de bookings con saldos por cobrar pendientes antes del inicio del viaje.
• Permitir al equipo de ventas/reservaciones monitorear pagos de clientes/agentes y a proveedores desde sus propios bookings, incluyendo la posibilidad de ver una imagen financiera completa con ganancias actuales booking por booking. Esto es particularmente importante para grupos y MICE en donde sus vendedores son el enlace con sus clientes para todos los temas relacionados con sus bookings, incluyendo depósitos y dineros pendientes.
• Controlar actividad de bookings en línea y fuera de línea a través de límites de crédito con los clientes.

 

Tourplan: la única solución contable, basada en fecha de viaje

Los módulos contables de Tourplan le van a proveer con todo lo que tiene un sistema contable estándar – cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, administración financiera, reportería financiera y estratégica – pero también facilitan una serie de ventajas y funciones diseñadas específicamente para la industria turística, y que no se encuentran en otras soluciones contables, incluyendo:

• Contabilidad basada en fecha de viaje – registro automático de ingresos y costos de bookings/reservaciones por fecha de inicio o finalización de viaje en el estado de pérdidas y ganancias.
• Reconocimiento y contabilización automática de ingresos y costos futuros o diferidos en el balance de situación.
• Reportes contables instantáneos y en tiempo real – por ejemplo las facturas de ventas emitidas por los vendedores o consultores son reconocidas inmediatamente en las cuentas contables correspondientes en los períodos contables apropiados.
• Estados de cuenta detallados en demanda, incluyendo antigüedad de saldos y con información relacionada a bookings/reservaciones
• Valoración en demanda de costos estimados pendientes, con la actualización automática de costos acumulados en cualquier momento.
• Funcionalidad integrada multi-moneda en todos los módulos de reservaciones y de contabilidad, con manejo avanzado de diferencial cambiario, re-valoración de montos de bookings/reservaciones en demanda, y cálculo automático de pérdidas o ganancia por diferencial cambiario por cuenta de cliente y proveedor.

 

Análisis detallados en demanda de Ventas y Financieros

Tourplan provee análisis de ventas y financieros esenciales que informan su estrategia de negocio. Puede disfrutar de un control completo de su negocio en base diaria, semanal y mensual a través de análisis y reportes en demanda de ventas, compras y rentabilidad en base booking por booking, por cliente, por proveedor, por consultor, por departamento, por mercado, entre otros, y a nivel global de la compañía. Esto incluye:

• Análisis de ingresos por booking, costos y ganancias – tanto estimado como reales
• Análisis de ventas por cliente/agencia mostrando números de pasajeros, números de reservaciones, conversión de cotizaciones, viajes operados y cancelados.
• Análisis de proveedores mostrando costos, números de pasajeros, cantidad de productos y camas-noche vendidos

Esta información le permite y facilita la toma de decisiones de mercadeo estratégicas y a tiempo, lo asiste en la negociación de tarifas con sus proveedores y más importante, le permite monitorear la ganancia esperada por booking con mucho tiempo de anticipación a la fecha de viaje.

Si mantenerse adelante de la competencia, continuar el viaje hacia la transformación digital e impulsar sus ventajas competitivas son prioridades para su negocio, entonces tomar la decisión de moverse a un sistema integrado de reservaciones y contabilidad es un deber. Entre más automatice, más eficiente, preciso y simplificado será su negocio, brindándole una ventaja competitiva en una industria compleja y de rápido crecimiento y cambio.

Deseoso de saber más acerca de las capacidades contables únicas que tiene Tourplan? Reserve una demostración hoy.