Una guía para asistir a Tour Operadores y Compañías de Manejo de Destinos (DMC’s) a sopesar las opciones de soluciones de software
Cuando se trata del mejoramiento continuo de las operaciones del negocio, el sector turístico es como cualquier otro: la mayor cantidad de procesos de negocio que se puedan automatizar, mejor. Aprovechar la tecnología digital es clave para lograr esto; el truco es encontrar la solución de software que mejor se adapte a su negocio.
Uno de los retos iniciales por superar es el rango de opciones que están disponibles en el mercado actual. Existe una gran cantidad de soluciones de software diseñadas para tour operadores y DMC’s, y encontrar la perfecta para su negocio, una que brinde incremento de eficiencia y crecimiento de sus ganancias, es un paso clave inicial para ayudar a su negocio a adaptarse y crecer en el futuro. Con eso en mente, brindamos algunos consejos que van a ayudarle a lo largo del camino para seleccionar la mejor solución de software para tour operadores para su negocio.
Obtener la participación del personal
Cuando está considerando implementar cualquier nuevo sistema, es esencial contar con el apoyo de su personal. Comunique claramente, desde el inicio, qué es lo que está intentando hacer y cuánto va a beneficiar sus vidas laborales. Si involucra a su personal al inicio del proceso y toma en cuenta su retroalimentación, ellos van a estar entusiasmados con el cambio y respaldar su implementación.
Mientras que es esencial obtener retroalimentación y opiniones de todos los que estarían involucrados en el uso del nuevo software, es beneficioso contar con dos o tres personas que conozcan íntimamente su negocio para que estén involucrados de cerca con el proyecto, de forma que estén envueltos en el proceso desde el inicio y que puedan mantener al equipo actualizados con el progreso.
Sea claro en dónde está, y dónde quiere estar
El siguiente paso es evaluar dónde está actualmente. Mapee su flujo de trabajo actual, incluyendo:
- Cuáles son sus actividades diarias
- Cómo se administran esas actividades
- Dónde se almacena la información del negocio, y quién tiene acceso a la misma
También se deben analizar de cerca sus procesos de reportería. Cuáles reportes se requieren diaria, semanal y mensualmente? Cómo se usan las métricas de esos reportes?
Su siguiente tarea es identificar los puntos débiles de su negocio. 
Está considerando una nueva solución de software porque … ?
- Quiere enviar cotizaciones más rápidamente, más eficientemente y con mayor exactitud
- Todos sus documentos para clientes y proveedores están siendo creados y/o enviados manualmente
- Requiere acceso a tarifas dinámicas de proveedores para ayudar a asegurar ventas
- Necesita proveer acceso 24/7 a cotizaciones en línea y tarifario de sus productos
- Desea dejar de utilizar hojas de cálculo manuales
- Necesita mejorar sus procesos de reportería
- Quiere análisis financiero esencial que detalle su estrategia de negocio
Es esencial contar con un entendimiento detallado de los requerimientos de su negocio. Ser claro en cuanto a qué problemáticas se quieren resolver es un factor clave en la decisión de adquirir un software que lo acerque a lograr eso.
Una vez que ha identificado claramente donde ESTÁ, es hora de definir dónde quiere ESTAR. Identifique sus direcciones comerciales futuras y planes de crecimiento, y hágase preguntas como:
- Planea expandirse a nuevos mercados o sectores de la industria?
- Qué canales de venta y compra va a requerir?
- Qué tendencias de la industria o requerimientos debe atender con tecnología?
Una vez que esté claro dónde está, dónde quiere estar y qué debe lograr durante el proceso, resúmalo en un documento de ‘Requerimientos Clave’. Identifique sus requerimientos esenciales y los deseados y actualice el documento tanto como sea necesario. Esto es un recurso realmente útil para cualquier proveedor de software que esté considerando; puede compartir este documento con ellos, de forma que tengan una idea clara y concisa de los requerimientos de su negocio.
Considerando los costos
El presupuesto es siempre una de las mayores consideraciones para cualquier negocio. No existe una respuesta correcta cuando se trata de gastar; es completamente relacionado a cuánto puede invertir, y cada compañía es diferente. Sin embargo, el viejo dicho de ‘usted obtiene lo que paga’ aplica aquí. Eso no significa que una solución de bajo costo no le va a funcionar -usted puede estar bien con algo simple, y pagar por ‘campanas y adornos’ que no necesita y que no usará puede no ser rentable- pero es importante de todas formas balancear lo que puede enfrentar con la calidad.
Con eso dicho, existen algunas consideraciones a tener en cuenta cuando se está determinando el presupuesto.
Estas incluyen:
- Tomar en cuenta todos los sistemas que usa actualmente, incluyendo hardware y recursos de TI (tecnología de la información). Sume los costos de estos
- Tome en cuenta cuánto tiempo invierte corrigiendo errores o administrando ineficiencias. No siempre es sencillo asignar un valor tangible, por lo tanto piense en términos de personal requerido para procesos manuales o doble ingreso de datos entre sistema no conectados
- Si los errores le cuestan dinero. Cuanto?
- Ha perdido clientes o fallado en traer nuevos a bordo porque no tiene tecnología de punta? Cuánto le ha costado eso a su negocio?
- De igual forma, está experimentado dificultades reclutando talento de punta porque ellos no están dispuestos a trabajar para una empresa que no está aprovechando la tecnología?
- Invertir en tecnología le ayudará a alcanzar sus planes de crecimiento?
Piense en el retorno sobre la inversión (RSI) – invertir más ahora lo beneficiará más adelante?
Escogiendo el software para tour operador correcto
Cuando empieza a sopesar sus opciones, tenga en cuenta y de cerca su documento de Requerimientos Claves, y refiérase a él constantemente. Mientras que evalúa cada opción, pregúntese cuántos requerimientos esenciales y cuántos deseables está cumpliendo.
Siempre es una buena idea conversar con colegas de la industria. No todos serán competidores, y ellos van a estar dispuestos a darle una descripción general de sus sistemas. Obtener retroalimentación directa de compañías que están usando activamente una solución de software que usted está considerando, es una gran forma de ayudar a decidir si le funcionaría a su empresa.
Busque un sistema que cubra todos sus requerimientos esenciales y la mayoría de los deseables, así como también que brinde la flexibilidad de manejar escenarios especiales y a la medida. Estos son algunos de los requerimientos que los tour operadores y DMC’s necesitan:
- Cotización rápida y eficiente para Individuales, Grupos y/o MICE
- Canales de distribución en línea y fuera de línea
- Conexiones con sistemas de proveedores para acceso en tiempo real a tarifas dinámicas y disponibilidad
- Documentación personalizada y automatizada para clientes y proveedores – cotizaciones, itinerarios detallados, solicitud de reservas, confirmaciones, listas de pasajeros, etc
- Funcionalidad totalmente integrada de producto, ventas, reservaciones, operaciones y contabilidad
- Flexibilidad para manejar múltiples tipos de viajes (FIT’s, Grupos, MICE, Paquetes, Series, Salidas Fijas, Itinerarios hechos a la medida). La pandemia por COVID-19 está cambiando constantemente cómo viaja la gente, por lo tanto es importante la habilidad para ser flexible
- Reportería – recuerde: información es poder. Usted debe tener la habilidad para crear y ejecutar sus propios reportes personalizados a nivel operativo, financiero y gerencial, para analizar y permitir el crecimiento de su empresa
Finalmente, busque un historial probado. Además de buenas revisiones y comentarios por parte de sus clientes, un proveedor de software debe contar con destrezas, conocimiento y experiencia en la industria turística, así como en el desarrollo de software.
La relación con el proveedor de software es una consideración importante a tener en cuenta. Usted necesita un socio que esté comprometido no sólo a entender y atender sus requerimientos de negocio, sino que también esté a bordo con usted a largo plazo.
Busque un socio en su zona horario, que conozca su nicho de mercado, y con quien no tenga que enfrentar ninguna barrera de idiomas. Luego pregúntese si él cumple con los siguientes puntos:
- Van a estar ahí para acompañarlo durante todo el proceso de cambio? Idealmente, ellos deberían poder asistirle a exportar cierta información como proveedores y clientes de su sistema u hojas de cálculo actuales al nuevo sistema
- Tienen consultores experimentados que conozcan su negocio íntimamente, y que puedan asistirlo y asegurar que el nuevo sistema está configurado de forma óptima para usted?
- Pueden proveerle detalles de un plan de proyecto debidamente diseñado y administrado?
- Ofrecen servicios integrales de soporte continuo?
- Ofrecen recursos en línea extensivos para su acceso 24/7, incluyendo manuales de usuario, preguntas frecuentes y cursos de capacitación?
- Están dedicados a su industria, con actualizaciones regulares incorporando nueva tecnología y tendencias de la industria?
- Ofrecen una plataforma tecnológica integral y flexible que funciona para usted?
Con el sistema de software correcto implementado, usted puede enfocarse en lo que hace mejor -crear y vender tours. La compañía de software correcta debe verse a sí misma como su socio tecnológico a largo plazo, dándole soporte y ayudándolo a maximizar sus ganancias y a alcanzar sus metas a largo plazo
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